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1.3 La Dirección en el Proceso Administrativo Empresarial

La dirección en una empresa es un proceso administrativo orientado básicamente por la primera autoridad en la cabeza del director; es el responsable de conducir acciones de estímulo y liderazgo en los diferentes niveles organizativos, pero el mayor reto está en saber actuar desde fuera de los grupos para aplicar estratégicamente las políticas que guían el logro de las metas propuestas.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCIÓN

Principios de la armonía de los objetivos: “Un buen administrador crea un ambiente por medio del cual los trabajadores van logrando satisfacciones humanas que contribuyen al logro de los objetivos de la empresa” (1); sea el caso de los estímulos afectivos como las felicitaciones, exaltación por labor cumplida, reconocimiento a la lealtad a la responsabilidad, menciones de honor. Además, incentivos laborales, etc.

Principio de la unidad de mando: “Al subordinado le satisface ofrecer responsabilidad ante un solo jefe para demostrar la ejecución de las actividades asignadas. El cumplimiento de esta función evita la división de lealtades, problemas de prioridades y de órdenes contrarias “(2).

RESPONSABILIDADES DEL EJECUTIVO EN LA DIRECCÓN

a) La orientación: Todo ejecutivo es responsable de la orientación específica de cada trabajador que inicia en la empresa, debe ofrecer información especial sobre el ambiente físico, social y acerca de las funciones que debe desempeñar.

La labor de orientación debe ser permanente, como consecuencia de las nuevas funciones, políticas y cambios que van presentando en la empresa; se utilizan técnicas, como las comunicaciones escritas, memorandos, boletines, informes verbales y por escrito, conferencias, reuniones y entrevistas.

La orientación debe aplicarse en todos los niveles de autoridad, porque un superior debe evaluar el transcurrir de las acciones en la empresa, buscando la homogeneidad en la transmisión de las ideas planteadas en la alta gerencia hacia los subalternos, evitando así el surgimiento de conflictos.

b) Emisión de órdenes: Las órdenes son normas, se constituyen en mandatos en la empresa su significado debe ser interpretado y obedecido, como compromisos surgidos del interés individual y colectivo de los trabajadores, por ejemplo, los manuales de funciones, los reglamentos, etc. Respecto a las técnicas en la emisión de órdenes se tiene:

  • Órdenes generales y específicas: Las generales tienen mayor aplicación para las dependencias que operan a distancia o para toda una organización; las específicas para las personas o funcionarios que trabajan próximos al interior de la empresa con cierto acomodo a su interpretación.

Órdenes escritas y orales: Las primeras son aplicadas por el superior al subordinado cuando no existe confianza, para salvar responsabilidades; también dependen de la importancia y significado. Las orales pueden darse en términos amistosos, dependiendo de diálogo:” Hagamos… ¿Qué opinan de esto?, ¿Cómo solucionamos aquello?, ¿Cuál es la persona más indicada para esta actividad?, etc. Depende de la confianza.

c) La motivación: Una de las funciones de dirección a nivel ejecutivo, de directivo y de supervisor para con los trabajadores, no es motivar; es crear condiciones que liberen una forma de energía creadora que existe en los seres humanos. Al respecto Abraham Maslow, sicólogo E.U., citado por Abraham Huertas y Otro; agrupó y definió en orden de prioridad las necesidades humanas, así:

  • Necesidades fisiológicas: Incluyen satisfacciones fundamentales para la vida: Alimentación, descanso, temperatura. Indispensable solucionar estas necesidades.
  • Necesidades de seguridad: Comprende situaciones que aseguran el bienestar de las personas, como estabilidad en el trabajo, seguro de vida, tener vivienda.
  • Necesidades sociales: Satisfacer la aceptación por parte del grupo o de la institución, cooperación en actividades de bienestar del grupo, sentirse miembro de la colectividad.
  • Necesidades del yo: Confianza en uno mismo; ejemplo: Sentirse capaz de ganarse un salario con determinado trabajo.
  • Necesidades de auto realización: Impulsan a l persona a utilizar sus capacidades al máximo; a la invención a la creatividad, ejemplo: Escribir un libro, subir al podio por la participación en un evento deportivo.

Sin embargo hay personas que no asimilan la priorización en la satisfacción de sus necesidades y presupuestan equivocadamente sus gasto e inversiones. Importa que el ejecutivo canalice la motivación de sus trabajadores a la satisfacción de nuevas necesidades de acuerdo a las capacidades de la empresa.

LA COMUNICACIÓN EN LA DIRECCIÓN

Un estratégico proceso de comunicación entre superiores y dirigidos, estimula la cooperación y la satisfacción en el trabajo. Los directivos para hacer sólida esta satisfacción, deben comunicar a los trabajadores lo que ellos quieren conocer; asuntos de interés general que conlleven a la satisfacción de necesidades como: Objetivos de la empresa, políticas administrativas, salariales, de bienestar, incentivos, medios de divulgación y jerarquía en el mando.

Koontz y O’Donnells, citado por Huertas y otro; exponen en su libro “Principios de Administración Moderna”, algunos principios de la comunicación:

  • Claridad: Es aconsejable expresar el mensaje en la misma lengua familiar para que sea entendido por todas las personas que trabajan en la institución. El uso del lenguaje técnico puede ser desventajoso para algunos grupos y derivar conflictos por malas interpretaciones inconscientemente.
  • Atención: La persona o el grupo deben comprender la esencia del mensaje, deben centrar su atención en el medio utilizado para transmitirlo, eliminando los elementos distractores de la comunicación.
  • Integridad: Es un principio de cooperación por medio del cual los mandos medios proporcionan a los directivos y a los subalternos, toda la información necesaria con lealtad, incluye los mensajes de la comunicación informal de esta manera los supervisores gozarán de mayor aceptación como autoridad de la institución y los subordinados darán mayores muestras de solidaridad. Solamente se interrumpirá el conducto regular en caso de emergencia, ejemplo: La orden de evacuación de un edificio en caso de un incendio.

Medios de comunicación: Los directivos de una empresa pueden sistematizar la comunicación, con la utilización de medios orales y escritos.

La comunicación verbal ahorra tiempo, fomenta las relaciones entre directivos y subalternos, estimula la cooperación y el interés por la tendencia a buscar nuevas formas de comunicación.

Un dirigente debe dominar el arte de hablar bien y se va adquiriendo con la práctica de entrevistas, conversaciones, conferencias, visitas, diálogos, narraciones y descripciones.

Otra forma confiable de la comunicación es el mensaje escrito y muchos subalternos se identifican más con éste, porque al ser traducida una orden en acción, se respaldan en el contenido para comentar, criticar o acusar; al contrario si el subalterno tergiversa la orden el jefe lo hará responsable.

Las comunicaciones escritas deben ser correctas, cortas y precisas, sin rodeos que disipen la atención, se usan medios como: Periódicos, murales, boletines, carteleras, revistas, manuales, folletos, publicaciones, informes, tarjetas, cartas, afiches, etc.

BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN

La comunicación se puede ver afectada por barreras sicológicas y mecánicas. Las primeras provienen de la complejidad de las relaciones personales del grupo:

Diferencias de percepción: Cada persona tiene un marco de referencia que determina la forma como interpreta o percibe lo que ve y escucha; a esto se agregan sus estados emocionales y motivacionales.

Temor: Una comunicación puede afectar emocionalmente a un trabajador si el mensaje no tiene claridad.

Empatía: El mensaje debe atender a la misma forma como siente o piensa la persona o grupo de personas a quienes va dirigido para lograr una comunicación exitosa.

Evaluación prematura: El directivo no debe anticipar comentarios, críticas o juicio alguno respecto a la comunicación de un mensaje a los subalternos, sino se han producido los hechos que desvirtúan los resultados previstos.

La semántica: El significado de los términos puede cambiar el sentido de lo que se ha comunicado; se requiere una descripción precisa de lo que se expresa.

Relación de nivel relativo: La posición del funcionario en la estructura de la organización, puede influir en la calidad de la comunicación, sea por retardo o tergiversación voluntaria de las órdenes emanadas de los directivos al paso por los mandos medios a las bases.

La comunicación también puede verse afectada por barreras mecánicas:

Falta de planes definitivos: Si no existen unos objetivos y una interpretación definida con la planeación, esta complejidad no refleja los procedimientos para el logro de las metas propuestas.

Falta de claridad: Cuando la descripción de las comunicaciones se presta a diversas interpretaciones, expresa confusión.

Limitación a la participación: La participación de los trabajadores dentro de cierto esquema de actividades en cierto nivel, debe ser generalizada, sino es así se presenta rechazo.

EL LIDERAZGO EN LA DIRECCIÓN

El administrador de una empresa es la cabeza visible que tiene la misión de jalonar la búsqueda de estrategias de cohesión de intereses en las condiciones de trabajo de los trabajadores para su decidida participación y exposición de sus habilidades y potencialidades en el logro de los objetivos comunes.

CUALIDADES DE LIDERAZGO

Sentido de responsabilidad: El dirigente debe ser un fiel cumplidor de sus deberes individuales, familiares y sociales, cultivar el buen ejemplo.

Confianza en sí mismo: Es un líder convencido que posee las capacidades y actitudes para conducir a los trabajadores a la consecución de las metas propuestas.

Reconocimiento y respeto por las personas: El dirigente requiere del apoyo y respaldo de los integrantes del grupo al cual dirige, esto lo consigue con  su reconocimiento, respeto y valoración a las personas con quienes comparte su trabajo.

Desinterés: Un buen líder es imparcial con el tratamiento a las personas es desinteresado, no busca utilizarlas.

Tolerancia y comprensión: El dirigente debe manifestar cierto equilibrio en la comprensión y tolerancia hacia las personas en la comunidad por la forma de ser de cada una, no todos piensan y sienten lo mismo ante los problemas, ni se pueden imponer criterios caprichosamente.

Constancia: Un líder de recia personalidad aplica, la constancia, la persistencia y la disciplina; son características que lo conducen al logro de las metas propuestas en la empresa que administra.

Buena salud: Energía, resistencia y resiliencia son manifestaciones de buena salud.

Inteligencia: Habilidad para comprender las cosas y percibir lo que significan son virtudes que debe desarrollar un líder.

Juicio crítico: Pensamiento que debe cultivar un líder, como fortaleza en la toma de decisiones, frente a diversos puntos de vista.

LA SUPERVISIÓN EN LA DIRECCIÓN

Es un proceso administrativo de asesoría que se caracteriza por prácticas de relaciones humanas, aplicación de técnicas, manifestaciones democráticas, todo ampliado a los diferentes niveles de la empresa, dirigido por el presidente.

INDICADORES PARA EL TRABAJO DE LA SUPERVISIÓN

George R. Terry, citado por Abraham Huertas y Otro, expone en su libro “Principios De Administración”

  • La supervisión puede ser democrática y/o autocrática. La primera opera cuando existe un grupo consciente de un funcionamiento correcto dentro de la empresa. La segunda opera si el grupo es sujeto de un comportamiento egoísta, indisciplinado, desconocedor de sus deberes y derechos. Los dos procedimientos pueden operar combinados.
  • Conocer el personal que integra los diferentes estamentos de su jurisdicción. Es muy importante conocer al personal de base y saber qué lo los hace funcionar.
  • Tener consideraciones con las personas que dirige. Esto significa que debe estudiar las diferentes personalidades de quienes trabajan con él para fortalecer sus limitaciones con la energía del optimismo y el esfuerzo eficiente.
  • Hacer que el trabajador comprenda lo que se espera de él. Casi todos los integrantes de la empresa, quieren saber el concepto del superior respecto a su trabajo; por consiguiente, si las cosas están bien hechas, debe estimularlos y si hay dificultades en el proceso, orientar la acción correctiva.
  • Abstenerse de manifestar preferencias. La imparcialidad es básica para obtener éxito en la supervisión; esto evita el roce entre el supervisor y las personas con quienes trabaja, superando posibles conflictos.
  • Fortalecer la personalidad del director con elevados principios morales. Una buena formación del carácter es de capital importancia para un supervisor y su labor de orientación lleva alto índice de confiabilidad, o sea, buenos criterios morales, inteligencia, actitudes persuasivas, etc.
  • Controlar los planes y la utilización de recursos. Es de responsabilidad del supervisor la buena utilización de los recursos, mantener un control permanente en el desarrollo de los planes en los diferentes niveles de la empresa, orienta.
  • La supervisión es un campo de actividad definido y para obtener resultados óptimos se necesita un conocimiento especializado y habilidad para aplicarlo, esto implica la vinculación de personal que conozca la operatividad general de la empresa.         

BIBLIOGRAFÍA

George R, Terry. Principios de Administración. Compañía Editorial Continental S. A. México. 3ª. Ed. En Esp. 1980.

Koontz Harold y Cyril O’Donnell. Elementos de Administración Moderna. 1ª. Ed. En español 1975. Mc. Graw- Hill. Colombia.

Huertas Moreno Abraham. González de Gutiérrez Maruja. Teoría Administrativa Aplicada a la Educación. 1982, Imprecol S.A. Bucaramanga. Colombia.

Creador de la Plataforma Matemática Básica Aplicada - Treinta y cinco años de experiencia en diferentes instituciones del departamento del Huila, Colombia, especialmente en la ciuda capital (Neiva). Donde a su vez desempeñé el cargo de profesor de matemáticas y dibujo técnico.

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